Biuro z polecenia, a może księgowy, którego właśnie znalazłeś w sieci? Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, warto dobrze przygotować się do pierwszej rozmowy i nie decydować pochopnie o współpracy z biurem rachunkowym.
W tym artykule przedstawię Ci 10 pytań (z omówieniem), które pomogą Ci dobrze wybrać biuro rachunkowe.
Jaka jest preferowana forma współpracy?
Zastanów się, jaką formę komunikacji z biurem preferujesz: stacjonarnie (wolisz osobiście dostarczyć dokumenty) czy może online (elektroniczny obieg dokumentów)? Każde biuro powinno być przygotowane na obie formy współpracy, upewnij się, czy jest tak również w przypadku biura, z którym współpracę właśnie rozważasz.
Jeśli zdecydujesz się na biuro stacjonarne, to bądź przygotowany na konieczność cyklicznych wizyt. Możesz także być zobowiązany do dostarczania dokumentów w formie fizycznej (a nie cyfrowej). Sprawdź, czy odległość biura rachunkowego od Twojego domu lub miejsca pracy nie jest zbyt duża i pokonywanie jej nie zaburzy Twojego codziennego funkcjonowania.
Jak będzie wyglądała komunikacja z biurem?
Przed ostatecznym wyborem biura rachunkowego sprawdź, w jaki sposób będziesz mógł się komunikować z księgowym: mailowo, telefonicznie, wyłącznie osobiście? Czy biuro określa minimalny i maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź?
Księgowy też człowiek i może przytrafić mu się choroba. Może też udać się na zaplanowany urlop. Dowiedz się, w jakiej formie możesz komunikować się z księgowym w takich sytuacjach (tylko e-mail, telefon w wyznaczonych godzinach?) i czy ktoś go zastępuje na czas nieobecności (w przypadku małych biur rachunkowych taka opcja może nie być dostępna).
Jak mogę dostarczać dokumenty księgowe?
Jeśli preferujesz dokumenty w formie elektronicznej, koniecznie zwróć uwagę na to, czy w biurze wprowadzony jest elektroniczny obieg dokumentów. Czy przyjmowane są dokumenty wysłane online? Czy otrzymasz potwierdzenie odbioru takich dokumentów? Jaki jest termin dostarczenia dokumentów?
Wielką oszczędność czasu księgowej i właścicielowi firmy daje system OCR. Umożliwia on przesyłanie dokumentów bezpośrednio do biura, do programu księgowego. Możesz wtedy każdego dnia wysyłać dokumenty bez obawy zaginięcia ich w trakcie miesiąca.
Jak wygląda umowa o współpracę z biurem rachunkowym?
Przed podpisaniem umowy poproś o jej szkic do wglądu. Warto zapoznać się z jej warunkami. Na co warto zwrócić uwagę: obowiązki stron umowy, okres wypowiedzenia umowy, pełny cennik usług księgowych. Nie bój się zadawać pytań! Pamiętaj, że wraz z rozwojem Twojej firmy: zwiększeniem ilości dokumentów (np. wystawianych faktur) czy stopnia skomplikowania rozliczeń cena usług księgowych może wzrosnąć. Bądź na to przygotowany, nie daj się zaskoczyć cennikiem usług dodatkowych.
Przed podpisaniem umowy ważne jest zapoznanie się z jej warunkami. Poznaniacy słyną z negocjowania 🙂 Warunki umowy o prowadzenie usług księgowych również możesz negocjować. A więc jeśli chciałbyś zmienić, dodać lub zredagować wybrane zapisy, poinformuj o tym biuro.
Czy dostanę harmonogram współpracy?
Wielu z nas zdarza się zapominać o ważnych termiach i datach. W księgowości nie ma na to miejsca! Podczas spotkania poproś o harmonogram współpracy:
- jaki jest termin na dostarczenie dokumentów,
- kiedy i w jaki otrzymasz informację o podatkach,
- w jakich terminach są one płatne,
- czy otrzymasz również informację o wysokości przychodów i kosztów w danym miesiącu.
Pierwsze spotkanie z księgowym jest bardzo ważne. Ważne jest nie tylko profesjonalne podejście biura, ale też komfort współpracy, swoboda komunikacji. Współpraca z kimś, komu nie ufasz, nie wróży niczego dobrego. Pamiętaj więc, aby zdać się nie tylko na fakty i rekomendację, ale i własne odczucia w tej kwestii. A jeśli po spotkaniu nadal jest coś dla Ciebie niejasne, należy pytać, pytać i jeszcze raz…pytać!
Czy otrzymam wsparcie podczas wypełniania formularzy?
ZUS jak i Urzędy Skarbowe komunikują się z podatnikami i płatnikami drogą elektroniczną. Jest to ogromna oszczędność czasu.
Niemniej jednak wiąże się to z wypełnianiem dokumentów udostępnianych na odpowiednich profilach. Zapytaj, więc czy otrzymasz instrukcję od księgowego, gdzie i na jakich stronach masz możliwość złożenia odpowiednich dokumentów, których biuro rachunkowe nie może złożyć za Klienta pomimo aktualnych pełnomocnictw.
Ogromnym ułatwieniem i komfortem współpracy może być krótka instrukcja przesłana mailowo. A dla opornych przed rozwojem informatycznym nawet indywidualne spotkanie, które otworzy oczy na nowinki technologiczne :).
Czy biuro posiada ubezpieczenie OC?
Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej to gwarancja, że w przypadku błędów księgowych, biuro rachunkowe pokryje ewentualne koszty odszkodowania, a nie Klient. To dodatkowa forma zabezpieczenia finansowego dla Twojej firmy.
Jest to tym bardziej ważne, że zobowiązane do posiadania aktualnego ubezpieczenia OC są biura, które rozliczają spółki.
Biura, które współpracują z JDG nie mają takiego obowiązku. Posiadanie takiego ubezpieczenia daje dodatkową gwarancję na wypadek popełnionych błędów. Ważny jest również zakres tego ubezpieczenia – nie wahaj się o to zapytać!
Czy otrzymam przypomnienie o ważnych terminach, zmianach w trakcie roku?
Decydując się na JDG dochodzi wiele nowych terminów, które obligują Cię jako przedsiębiorcę do ich przestrzegania. Ważne, by biuro wysyłało przypomnienie o np. możliwości zmiany formy opodatkowania, możliwości skorzystania z wakacji składkowych, sporządzeniu remanentu, możliwości skorzystania z ZUS+, powodu zmiany wysokości składek ZUS. Krótka informacja nawet mailowa w formie przypomnienia zawsze jest dodatkowym atutem.
Dla Klienta biura rachunkowego ważny jest stały kontakt i łatwa komunikacja. Przypomnienia o zbliżających się terminach pozwala nie tylko uniknąć błędów podczas podejmowania ważnych biznesowych decyzji, ale przede wszystkim wypełnić obowiązki Klienta jako właściciela firmy.
Jakie czynności zawiera cena za usługi księgowe?
Jednym z głównych wyznaczników wyboru biura rachunkowego jest cena. Warto sprawdzić, jakie usługi zawiera główna cena w umowie. Czy jest ona sztywna, czy może uzależniona ilości faktur, rozliczania JPK, sprzedaży towarów i usług na terenie Polski czy poza nią? Obecnie biura rachunkowe, by zabezpieczyć się przed sztywnymi cenami usług księgowych, wprowadzają usługi dodatkowe. Jeśli zatrudniasz lub planujesz zatrudnić pracownika, tym bardziej zapytaj o cennik usług kadrowych.
Nowo powstała firma nie zawsze potrafi określić ilości dokumentów, jakie będzie generowała. Jak bardzo złożone będę transakcję, które księgowa będzie rozliczać.
Może się zdarzyć, że cena usług wzrośnie, ponieważ pracochłonność rozliczania firmy będzie większa, niż się spodziewano.
Jakie dokumenty należy dostarczyć na samym początku współpracy?
Standardowo podczas pierwszego spotkania przekazane będą podstawowe informację, jak np. numer NIP firmy, informacja, czym się zajmuję, czy jest to nowo powstała firma, czy może następuje zmiana biura rachunkowego.
Na tej podstawie powinna powstać checklista dokumentów, jakie są wymagane do rozpoczęcia współpracy. Jeśli nie pamiętasz PKD, wybranej formy opodatkowania lub podczas rejestracji wypełniłeś część wniosku do CEIDG odnośnie rejestracji do ZUS – to nic straconego.
Księgowy przekaże Ci listę dokumentów założycielskich, jakie powinny zostać dostarczone dla prawidłowych rozliczeń. Idealnie jeśli otrzymasz instrukcję, gdzie znajdziesz swoje wnioski CEIDG (profil przedsiębiorcy na stronie www.biznes.gov.pl to skarbnica wiedzy).
Lista dokumentów jest również uzależniona od wybranej formy opodatkowania, rozliczania podatku VAT, wysyłania deklaracji VAT UE.
Bardzo pomocne okazuje się udostępnienie księgowemu folderu, w którym znajdować się będzie folder z dokumentami założycielskimi (np. CEIDG, VAT R, wszelkie wnioski CEIDG ze zmianami danych, umowa z Urzędu Pracy o uzyskaniu pomocy na otwarcie JDG wraz z zaświadczeniami o uzyskanej pomocy deminimis). Drugim folder może zawierać dokumenty z poprzedniego biura rachunkowego (np. JKP wraz z UPO z ostatniego miesiąca, rejestry VAT, zestawienie środków trwałych wraz z planem amortyzacji itp.).
Ważne jest, by otrzymać listę dokumentów i ewentualny feedback o brakach w dokumentach.
Jak wygląda współpraca z moim biurem rachunkowym?
Na co zwracam uwagę i na czym zależy mi we współpracy z Klientem:
- preferuję komunikację online, choć rozliczam również firmy stacjonarnie;
- wszelkie deklaracje wysyłam elektronicznie (krok po kroku pomagam udzielić mi pełnomocnictwa w ZUS, US, zmienić dane w CEIDG np. zgłaszając rachunek bankowy czy wpisać nowe biuro rachunkowe, które jest odpowiedzialne za rozliczenia;
- udostępniam panel klienta, gdzie można samemu wygenerować swoje dane finansowe, przekazać dokumenty kosztowe, wystawić fakturę zakupu;
- staram się odbierać telefon, a jeśli nie mogę odebrać – oddzwaniam;
- nie pozostawiam maila bez odpowiedzi;
- posiadam ubezpieczenie OC;
- spotkania online to dla mnie codzienność;
- dokumenty przechowywane są online;
- ważna jest dla mnie jasna i otwarta komunikacja;
- na początku współpracy jest wiele pytań zarówno z mojej strony jak i od Klienta – dlatego cierpliwość i spokój są dla mnie bardzo ważne.
Pamiętaj: kto pyta, nie błądzi!
Decydując się na dane biuro rachunkowe skorzystaj z możliwości odbycia pierwszego spotkania z Twoją księgową. Niezależnie od tego, czy to będzie spotkanie stacjonarne, czy online przygotuj się do niego. Zapisz listę pytań, które chcesz zadać, (by może nie znalazłeś odpowiedzi na wszystkie pytania na stronie internetowej). Poznajcie się! Wysłuchaj zasad współpracy, które oferuje Ci biuro. Przedstaw też swoje oczekiwania.
Jeśli zastanawiasz się nad zmianą biura rachunkowego lub szukasz księgowej – zapraszam do kontaktu.
