Ogromną zaletą współpracy z biurem rachunkowym jest to, że nie musisz się martwić o wysyłkę deklaracji do ZUS. To księgowy może za nas wysłać odpowiednie deklarację, pilnując przy tym terminów ich wysyłki.
Jeśli wydaje Ci się to skomplikowane, to zapewniam, że wypełnienie formularza ZUS PEL online jest proste.
Jeśli zmieniasz biuro rachunkowe nie zapomnij również o pełnomocnictwach!
Nowe biuro rachunkowe, to świeże spojrzenie na finanse, nowa (lepsza) organizacja dokumentów. Zanim spokojnie odetchniesz, czeka Cię jeszcze jedna formalność. Pełnomocnictwa.
Kiedy zmieniasz księgowego, należy również odwołać stare pełnomocnictwo i udzielić nowych, tak by nie doszło do bałaganu w urzędach.
Do momentu gdy nie odwołasz pełnomocnictwa w ZUS, poprzednie biuro rachunkowe może mieć wgląd do Twojego konta na ZUS PUE.
Poniżej pokażę Ci, jak krok po kroku wypełnić i wysłać pełnomocnictwo online – bez wychodzenia z domu i bez zbędnych komplikacji.
Po co właściwie są potrzebne pełnomocnictwa?
Pełnomocnictwa ZUS-PEL i UPL są niezbędne by wysłać dokumenty w imieniu Klienta do ZUS (np. ZWUA, ZUA, ZZA DRA, RWS, RSR) i Urzędu Skarbowego (np. JPK, VAT-UE, PIT roczny). Nie wszystkie deklarację złożymy już papierowo. Czas poświęcony na fizyczne składanie dokumentów każdego miesiąca, możemy poświęcić na inne zadania w firmie. Kolejki i czas oczekiwania na spotkanie w urzędach może być dużo dłuższy niż czas jaki poświęcisz na wypełnienie formularzy online.
Co więcej jeśli biuro rachunkowe przygotuję druki ZUS-PEL już wypełnione to Twoim zadaniem będzie tylko przenieść dane z nich online i podpisanie tych druków przy pomocy profilu zaufanego.
ZUS PEL – pełnomocnictwo ogólne do kontaktu pełnomocnika z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych
Jeśli właśnie podpisałeś umowę z biurem rachunkowym z pewnością księgowy poprosi Cię o wypełnienie ZUS PEL i wysłanie go do ZUS.
Poniżej krok po kroku przejdziemy wspólnie przez wypełnienie formularza i wysyłkę go za pośrednictwem ZUS-PUE.
Dane osoby, która udziela pełnomocnictwa
adres zamieszkania (korespondencyjny) oraz numer telefonu.
W pierwszej części przygotuj i wypełnij swoje dane
- PESEL,
- data urodzenia, jeżeli nie posiadasz numeru PESEL – wpisz poniżej rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- imię i nazwisko,
- adres zamieszkania (korespondencyjny) oraz numer telefonu.
Oświadczenie osoby, która udziela udziela pełnomocnictwa
W tej części określasz w czyim imieniu wypełniasz pełnomocnictwo ( w swoim, czy w imieniu spółki, którą reprezentujesz).
Zaznaczamy “X” część, która nas dotyczy.
Dane pełnomocnika
W tej części formularza musisz uzupełnić dane osoby, której udzielasz pełnomocnictwa.
Dane, które należy wypełnić to:
- PESEL,
- data urodzenia,
- jeżeli nie posiadasz numeru PESEL – wpisz poniżej rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- imię i nazwisko,
- adres zamieszkania (korespondencyjny) oraz numer telefonu.
Zakres pełnomocnictwa
W tej części określamy zakres pełnomocnictwa, który może mieć charakter:
- jednorazowy – do załatwienia wskazanej, konkretnej czynności czy sprawy,
- do załatwiania spraw w Zakładzie Ubezpieczeń społecznych w danym zakresie dat – osobiście (w oddziale ZUS)
- do załatwiania spraw za pośrednictwem Elektronicznej Platformy – PUE ZUS.
Gdy zaznaczysz opcję drugą i trzecią, pełnomocnik będzie mógł reprezentować Twoje wszystkie sprawy w ZUS oraz otrzyma dostęp do Twojego konta na portalu PUE ZUS, w zakresie który wskażesz.
Pamiętaj! Jeśli nie wpiszesz dat obowiązywania pełnomocnictwa, będzie ono obowiązywać od dnia jego dostarczenia do ZUS, do odwołania.
W trakcie współpracy z Klientami proszę o oznaczenie drugiej i trzeciej opcji, bez wskazania terminu zakończenia pełnomocnictwa.
Rola pełnomocnika
Podczas wypełniania druku ZUS PEL określasz, w ramach jakich roli udzielone zostanie pełnomocnictwo. Czyli do jakich zakładek w ZUS PUE księgowy będzie miał wgląd.
Do wyboru mamy role: Ubezpieczony, Świadczeniobiorca, Płatnik składek oraz Komornik.
Możemy ograniczyć pełnomocnictwo w roli ubezpieczonego, świadczeniobiorcy i płatnika składek tylko do odbierania korespondencji. Natomiast rolę komornika i płatnika składek możesz zawęzić tylko do wglądu w E-ZLA (czyli elektroniczne zwolnienia lekarskie).
Jeśli nie ograniczysz zakresu pełnomocnictwa, księgowy będzie miał dostęp do wskazanej przez Ciebie roli. Będzie mógł składać on w Twoim imieniu składać wnioski do ZUS i otrzymywać na nie odpowiedzi. Będzie miał również wgląd do Twoich danych zgromadzonych w ZUS:
- jako Ubezpieczony – informacji o stanie Twojego konta, danych o zgłoszeniach do ubezpieczeń, informacji o podstawach i składkach, Twoich zwolnień lekarskich, informacji o składkach zgromadzonych w OFE i na subkoncie w ZUS;
- jako Świadczeniobiorca – informacji o świadczeniach, które wypłaca/ wypłacił Ci ZUS np. emeryturze, rencie, zasiłku chorobowym, zasiłku macierzyńskim (w tym informacji o wysokości tych świadczeń), Twoich zwolnień lekarskich, formularzy PIT;
- jako Płatnik składek – stanu rozliczeń z ZUS, danych osób zgłoszonych do ubezpieczeń przez Ciebie jako płatnika oraz ich elektronicznych zwolnień lekarskich, a także – jeśli płatnik zgłasza do ubezpieczenia mniej niż 100 ubezpieczonych – dostęp do aplikacji ePłatnik, przez którą można składać dokumenty ubezpieczeniowe;
- jako Komornik – danych Twojej kancelarii oraz do wniosków i odpowiedzi w sprawie udostępnienia danych osobowych.
UWAGA: jeśli ograniczysz pełnomocnikowi dostęp do ZUS PUE, to ograniczysz również zakres spraw, które będzie mógł za Ciebie załatwić księgowy.
Na końcu uzupełniamy datę wypełnienia dokumentu.
ZUS PEL-O odwołanie pełnomocnictwa w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych
Jeśli chcesz odwołać pełnomocnictwo wcześniej udzielone w ZUS należy dokonać tego na dokumencie ZUS PEL-O. Jest to ważne w trakcie zmiany biura rachunkowego, czy zmiany pełnomocnika.
Odwołać pełnomocnika można samemu, ale również księgowy, któremu udzielono takiego pełnomocnictwa może zrobić to sam.
Podobnie jak w przypadku wyżej, najpierw określamy swoją rolę dane:
- numer PESEL,
- datę urodzenia,
- rodzaj i numer dokumentu tożsamości (jeśli nie posiadasz numeru PESEL),
- imię i nazwisko.
Dane pełnomocnika
Wypełniamy tutaj dane pełnomocnika na, którego wcześniej został wypełniony formularz ZUS PEL.
W tej części wypełniamy datę odwołania pełnomocnictwa. Wpisujemy też dane pełnomocnika, któremu odwołujemy pełnomocnictwo.
Instrukcja wypełnienia i wysyłki formularzy ZUS PEL i ZUS PEL – O na platformie ZUS PUE
Formularze ZUS PEL i ZUS PEL-O możesz złożyć papierowo w ZUS. Nie zawsze jednak mamy czas osobiście zanieść dokumentów. Dlatego we współpracy z Klientami przekazuję wstępnie wypełnione formularze, ze wskazaniem miejsc, które Klient ma wypełnić. Klient otrzymuję również instrukcję jak krok po kroku znaleźć i wysłać formularze online przez ZUS PUE.
Zaloguj się do platformy PUE ZUS.
Po zalogowaniu wybieramy zakładkę –> Świadczeniobiorca -> Usługi -> Katalog Usług->wpisując np. PEL wyszukamy interesujących nas formularzy.
Następnie wybieramy przycisk “Przejdź do usługi” i rozpoczynamy uzupełnianie dokumentu.
Po wypełnieniu formularza mamy możliwość sprawdzenia formularza, np. czy wszystkie dane są wypełnione poprawnie. Możemy zrobić podgląd wypełnionego dokumentu, zapisać jako wersję roboczą.
Po zapisaniu dokumentu możemy wysłać formularz do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kliknij przycisk “Wyślij”.
W kolejnym kroku wybieramy formę odbioru odpowiedzi od ZUS. Wybierz formę odbioru odpowiedzi od ZUS.
ZUS – PEL K upoważnienie do reprezentowania w przypadku kontroli.
Czasem samo pełnomocnictwo ZUS PEL nie wystarcza. Pełnomocnictwo nadane przez ten formularz nie dotyczy kontroli. Jeśli chcesz by podczas kontroli reprezentowała Cię inna osoba to należy wypełnić i złożyć formularz ZUS PEL-K.
WAŻNE: Pełnomocnictwo to wygasa w dniu odebrania protokołu z kontroli.
Zmiany od 15 stycznia 2025 podczas otrzymania korespondencji na tronie ZUS PUE
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wprowadziła bardzo ważne zmiany dla pełnomocników jak i samych płatników składek.
Od dnia 15 stycznia 2025, jeśli otrzymałeś powiadomienie o otrzymanym na swoim profilu ZUS PUE dokumencie najpierw pełnomocnik musi potwierdzić jego odebranie byś Ty mógł mieć wgląd do pisma.
Zmiana biura rachunkowego lub współpraca z nowym księgowym na samym początku wymaga większej współpracy między stronami.
Zanim jednak w pełni przekażesz swoje księgi należy dopełnić ważnych formalności. Jest nim pełnomocnictwo w ZUS.
Jeśli nie czujesz się komfortowo w komunikacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, terminy i ilość deklaracji, jakie należy złożyć do ZUS zapraszam Cię do mojego biura rachunkowego. Udzielając mi pełnomocnictwa nie martwisz się o terminy i formularze, jakie należy wysłać w trakcie roku. Zadbam o wszelkie formalności, abyś Ty mógł(a) skupić się na rozwoju własnego biznesu.
