Przedsiębiorco, jeśli już założyłeś jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) lub przygotowujesz się do tego, pamiętaj, aby wypełnić i wysłać pełnomocnictwo UPL do Urzędu Skarbowego.
Pełnomocnictwo powinno być złożone w odpowiednim Urzędzie Skarbowym według miejsca zamieszkania lub prowadzenia działalności.
W praktyce niektórych urzędów można wewnętrznie przekazywać dokumenty, ale nie jest to standardowa procedura i może wydłużyć cały proces.
Popularną opcją jest wysyłka UPL elektronicznie. Polecam tą wersję ze względu na oszczędność czasu.
Występują dwa rodzaje dokumentów UPL:
- UPL-1 pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych w formie elektronicznej,
- UPL-1P pełnomocnictwo do wysyłki deklaracji składanych papierowo (tutaj występuję opłata skarbowa w kwocie 17 zł.
Artykuł ten skupiony będzie na formularzu UPL-1. Pełnomocnictwo UPL-1 pozwala na elektroniczną wysyłkę deklaracji takich jak JPK, VAT-UE czy zeznanie roczne. Wtedy też to pełnomocnik będzie mógł wysyłać za Ciebie odpowiednie deklarację.
Formularz UPL-1 – co to za dokument?
UPL-1 to formularz, który umożliwia pełnomocnikowi elektroniczne przesyłanie deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego właściwego dla Twoich rozliczeń. Formularz składa się w urzędzie skarbowym odpowiadającym miejscu zamieszkania podatnika.
UWAGA: Jeśli zmieni się Twój właściwy Urząd Skarbowy, nie musisz ponownie składać formularza UPL-1.
Pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje Twoje dane, dane Urzędu Skarbowego, dane pełnomocnika oraz datę, od której pełnomocnictwo zaczyna obowiązywać. Możesz określić okres ważności pełnomocnictwa. Jeśli jednak wskażesz datę zakończenia i po tej dacie pełnomocnik spróbuje wysłać deklarację, nie będzie mógł tego zrobić.
Z drugiej strony, w przypadku zakończenia współpracy, pełnomocnictwo należy odwołać.
WAŻNE: Pełnomocnik wskazany w formularzu UPL-1 nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy w rozliczeniach. Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe nadal spoczywa na podatniku.
Kto może być pełnomocnikiem?
Pełnomocnikiem może zostać każda osoba, która posiada zdolność do czynności prawnych. Może to być więc osoba pełnoletnia lub nieubezwłasnowolniona.
Nie ma również określonej nigdzie liczby maksymalnej pełnomocników. Jeśli określimy więcej niż jednego pełnomocnika, zminimalizujemy ryzyko niezłożenia w terminie rozliczeń podatkowych na wypadek choroby lub każdej innej sytuacji, która może mieć wpływa na wysyłkę deklaracji w ustawowych terminach.
Pełnomocnikiem może być przykładowo dowolny członek rodziny, pracownik firmy, właściciel lub pracownik biura rachunkowego, prawnik, doradca podatkowy.
Jeśli pełnomocnik ma wysłać zeznanie roczne do Urzędu Skarbowego małżeństwa, wówczas pełnomocnictwo powinno być złożone przez obu małżonków.
Pamiętaj! Pomimo braku złożenia deklaracji przez pełnomocnika, to na Tobie jako Podatniku ciąży obowiązek terminowego dostarczania deklaracji. UPL-1 pozwala pełnomocnikowi do podpisywania deklaracji, ale nie ponosi od odpowiedzialności za ewentualne błędy w rozliczeniach. Wszelkie zaległości podatkowe uregulować będzie musiał Podatnik.
Jak złożyć pełnomocnictwo UPL-1?
Pełnomocnictwo UPL-1 należy złożyć przed pierwszym podpisaniem i wysłaniem deklaracji przez pełnomocnika. Można zrobić to nawet na dzień przed wysyłką samej deklaracji. Ponieważ nie ma określonego terminu na jego wprowadzenie do systemu e-Deklaracje, warto zrobić to z kilkudniowym wyprzedzeniem.
Przy założeniu nowej działalności gospodarczej warto wypełnić odpowiedni druk już przy wypełnianiu wszelkich formalności, czy podpisaniu umowy z biurem rachunkowym.
Warto pełnomocnictwa ZUS PEL i UPL-1 podpisać i wysłać niezwłocznie po otrzymaniu danych pełnomocnika.
Formularz UPL-1 możesz:
- dostarczyć osobiście do urzędu skarbowego,
- wysłać listem poleconym,
- złożyć online przez e-Urząd Skarbowy: https://urzadskarbowy.gov.pl,
- przesłać przez platformę ePUAP: https://epuap.gov.pl.
Podczas współpracy z Klientami dostarczamy wzór wypełnionego formularza UPL-1 z wypełnionymi danymi tuż po podpisaniu umowy wraz z mailem podsumowującym pierwsze spotkanie.
Jak sprawdzić, czy pełnomocnictwo jest aktywne?
Aby sprawdzić status pełnomocnictwa, wystarczy zalogować się na stronie: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy.
Wskazany pełnomocnik w formularzu może tutaj sprawdzić, czy Podatnik poprawnie wysłał formularz, czy jego pełnomocnictwo zostało już przetworzone przez Urząd Skarbowy.
Możemy również sprawdzić, czy pełnomocnictwo zostało udzielone bezterminowo, czy może na wskazany okres czasu.
Jak wypełnić UPL-1?
W punkcie pierwszym wpisujemy numer NIP lub PESEL w przypadku osób fizycznych, które nie posiadają numeru NIP.
W polu numer 4 wpisujemy właściwy Urząd Skarbowy, do którego kierowany jest formularz.
Gdy pełnomocnictwo składa podmiot zagraniczny zaznaczamy wtedy pole 5.
W części B wpisać należy dane Podatnika. Jeśli wypełniasz to, jako osoba fizyczna wpisujesz imię i nazwisko, a w przypadku podmiotów będzie to pełna nazwa.
W dalszej części B wpisujemy miejsce zamieszkania w przypadku osób fizycznych, a w przypadku podmiotów adres siedziby.
Podmiot zagraniczny obowiązkowo musi podać kraj i miejscowość.
Nie jest obowiązkowe podanie danych kontaktowych, wszystko zależy od tego, jak się czujesz w kontakcie z pracownikami Urzędu Skarbowego 🙂
W części C.1 podajemy dane podstawowe pełnomocnika (NIP/PESEL, imię i nazwisko).
Pozostałe pola od 24-27 wypełniamy w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego. W przypadku innego dokumentu potwierdzającego tożsamość należy podać jego rodzaj.
Jeśli jako pełnomocnika wybierzemy na przykład adwokata, radcę prawnego, doradcę podatkowego wówczas pole numer 27 wypełniamy obowiązkowo.
Części C.2 i C.3 nie jest obowiązkowe. Warto jednak podać dane kontaktowe pełnomocnika. Wtedy też w razie nieścisłości w wysłaniu deklaracji, Urząd Skarbowy może kontaktować się z pełnomocnikiem.
Okres obowiązywania pełnomocnictwa. To w tym miejscu określamy, od kiedy ma obowiązywać pełnomocnictwo i do kiedy. Jeśli nie wypełnienie pola numer 42 będzie równoznaczne z udzieleniem pełnomocnictwa bezterminowo.
W ostatniej już części E należy wpisać dane osoby, która składa pełnomocnictwo.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub jesteś osobą fizyczną, wystarczy, że wpiszesz imię i nazwisko tylko.
Tak wypełniony formularz UPL-1 możesz złożyć w odpowiednim Urzędzie Skarbowym.
Wypełniając pełnomocnictwo na stronie https://www.biznes.gov.pl/, przejdziesz przez kolejne kroki wpisując powyższe dane pełnomocnika oraz Twoje. Jest to bardzo intuicyjne.
Odwołanie pełnomocnictwa UPL-1
Aby odwołać pełnomocnictwo UPL-1, należy wypełnić i złożyć druk OPL-1.
Jeśli pełnomocnictwo zostało udzielone na czas nieokreślony, będzie ono ważne do momentu złożenia formularza OPL-1.
Pełnomocnictwo PPS-1
PPS-1 to pełnomocnictwo szczególne, wymagane np. do wysyłki deklaracji VIU-DO przy użyciu podpisu kwalifikowanego osoby trzeciej.
Jeśli upoważniasz osobę trzecią do składania deklaracji VIU-DO, formularz PPS-1 należy złożyć w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście.
Opłata skarbowa za pełnomocnictwo wynosi 17 zł.
Uwaga: jest nowy wzór dokumentu PPS-1 od 1 stycznia 2025 roku.
Zmiana danych pełnomocnika
Jeśli zmieniają się dane pełnomocnika, np. jego adres, możesz zaktualizować pełnomocnictwo składając:
- OPL-1 – dla UPL-1
- OPS-1 – dla PPS-1
Aktualne wzory fomularzy znajdziesz na stronie https://www.podatki.gov.pl/pelnomocnictwa/
Podsumowanie
UPL-1 to kluczowy dokument, który umożliwia Twojemu pełnomocnikowi składanie deklaracji podatkowych online. Pamiętaj, aby złożyć go na czas oraz w razie potrzeby odwołać pełnomocnictwo za pomocą OPL-1.
Jeśli zmieniałeś księgowego w ostatnim czasie lub wcześniej warto zweryfikować komu nadane były pełnomocnictwa i czy muszę jeszcze być aktywne.
Zrób refresh swoich pełnomocnictw w Urzędzie Skarbowym i w ZUS. Jeśli nie odwołasz pełnomocnictwa w US, wcześniej wskazany pełnomocnik może przypadkowo wysłać deklarację w Twoim imieniu. Co spowoduje bałagan w dokumentach rozliczeniowych. Może dublować wysłane JPK.
Gdy masz obawy, niepokój wypełniając formularze znajdź księgowego, który sprawnie poprowadzi Cię przez ten etap współpracy. Pokaże drogi wysyłki dokumentów, udostępni wstępnie wypełnione dokumenty czy znajdzie czas by wspólnie wypełnić i wysłać dokumentu.
Jeśli nie czujesz się komfortowo w komunikacji z Urzędem Skarbowym, terminy i ilość deklaracji, jakie należy złożyć do ZUS zapraszam Cię do mojego biura rachunkowego. Udzielając mi pełnomocnictwa nie martwisz się o terminy i formularze, jakie należy wysłać w trakcie roku. Zadbam o wszelkie formalności, abyś Ty mógł(a) skupić się na rozwoju własnego biznesu.
