Zastanawiasz się nad zmianą biura rachunkowego, ale obawiasz się związanych z tym trudności? Spokojnie! Wystarczy, że odpowiednio się przygotujesz, a cały proces przebiegnie szybko, prosto i bezpiecznie. Z tego artykułu dowiesz się, jak krok po kroku przeprowadzić zmianę księgowego w sposób przemyślany i bez zbędnego stresu.
Dlaczego klienci decydują się na zmianę biura rachunkowego?
Odpowiedzi jest tyle, ilu przedsiębiorców, charakterów, stylów zarządzania… Zastanów się nad możliwymi przyczynami. Może relacja z dotychczasowym księgowym przestała spełniać Twoje oczekiwania? Komunikacja jest utrudniona? Czas odpowiedzi na nurtujące Cię pytania jest zbyt długi? A może w tej relacji po prostu brakuje zaufania? Jeśli masz wrażenie, że współpraca z obecnym biurem rachunkowym nie daje Ci pełnego komfortu i pewności, że Twoje sprawy finansowe są pod dobrą opieką, to prawdopodobnie nadszedł czas na zmianę księgowego. Jesteś nie tylko przedsiębiorcą, ale także Klientem biura rachunkowego. Jako taki z pewnością chciałbyś być traktowany tak, jak sam traktujesz swoich Klientów – z najwyższą uwagą. Chcesz by Twoje zapytania i wątpliwości otrzymały odpowiedź. A może zależy Ci na współpracy z małym biurem rachunkowym, w którym nie jesteś tylko kolejnym numerem z listy?
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
Zmiana księgowego możliwa jest w dowolnym momencie roku. Nawet jeśli po zaledwie 3 miesiącach współpracy stwierdzisz, że nie jesteś odpowiednio zaopiekowany (nie czujesz flow 🙂 z osobą, której powierzyłeś swoją księgowość), masz prawo to zmienić. Warto jednak wybrać ten najlepszy moment:
- Małe firmy (JDG) – tutaj księgowość możesz przenieść z miesiąca na miesiąc. Nowe biuro rachunkowe powinno wspomóc Cię w samej komunikacji z dotychczasowym biurem. Podstawą jest dobry plan działania. Nie obawiaj się, to nie jest coś, co graniczy z cudem. Jasne informacje i prosty przekaz odnośnie wymaganych dokumentów to podstawa.
- Duże spółki – tutaj sam proces jest już wydłużony, dlatego wskazane jest, by zamknąć rok z obecnym księgowym tak, by ominąć komplikacje związane z zamknięciem roku.
Na co zwrócić uwagę wybierając nowe biuro rachunkowe?
- Komunikacja – czy możesz szybko skontaktować się z księgową przez telefon lub e-mail? Czy zostały wyznaczone godziny komunikacji, uzyskania odpowiedzi na maila? Czy w przypadku wolnych dni, urlopów zostaniesz o tym powiadomiony(-na) z odpowiednim wyprzedzeniem?
- Elektroniczny obieg dokumentów – w jaki sposób będziesz mógł dostarczyć dokumenty? Czy otrzymasz dostęp do programu do wystawiania dokumentów przychodowych (elektroniczny obieg dokumentów ułatwia przesyłanie faktur i daje dostęp do danych finansowych online; dziś już wszelka komunikacja z ZUS czy US odbywa się online, więc i Ty wybierz biuro, które unika papierologii)?
- Panel klienta – platforma online zwiększa kontrolę nad dokumentami i rozliczeniami. Oszczędza czas zarówno Twój, jak i księgowej.
- Dostępność księgowej – jak wygląda pierwsze spotkanie? Czy czujesz się zaopiekowany, wysłuchany? Jakie formy spotkań są możliwe (stacjonarne, online)? Zaufanie i dobre odczucia to ważny element we współpracy z biurem rachunkowym.
Jak przebiega zmiana księgowego?
1. Sprawdź warunki umowy z obecnym biurem.
Okres wypowiedzenia to zazwyczaj 1-3 miesięcy. Sprawdź, jaka jest forma wypowiedzenia (pisemna, skan wypowiedzenia, czy wystarczy mail). W jaki sposób jest liczony okres rozliczeniowy. Nowa osoba zajmująca się Twoją księgowością potrzebuje również czasu na wdrożenie się. Musi poznać Twoją firmę, zrozumieć, czym się zajmujesz i jakiego typy dokumenty dostarczysz, a także, czy zatrudniasz pracowników. Dlatego nie czekaj na ostatnią chwilę – daj czas zarówno poprzedniemu księgowemu na przygotowanie dokumentów oraz nowemu na zapoznanie się z dokumentacją.
2. Zdobądź niezbędne dokumenty.
Nowe biuro poprosi Cię o historię transakcji, rejestry VAT, listy płac itp. Od nowego księgowego otrzymasz listę wymaganych dokumentów – najlepiej prześlij dalej całą listę, wtedy na pewno nic Ci nie umknie. Należy zwrócić uwagę na to, że podatek dochodowy np. na skali podatkowej liczy się na podstawie dochodu narastająco od początku roku. Składka zdrowotna naliczana jest w zależności od wybranej formy opodatkowania na podstawie dochodu za poprzedni miesiąc lub, jak to może być w ryczałcie, na podstawie przychodu uzyskanego od początku roku. Czasem słyszy się: ”Ta moja księgowa to taka uparta jest, ciągle prosi o jakieś dokumenty”. Lepiej trafić na taką osobę, niż taką, która nie upomni się lub rozlicza na podstawie niekompletnej dokumentacji :).
3. Złóż nowe pełnomocnictwa:
- UPL-1 do urzędu skarbowego – jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT lub zarejestrowałeś się do VAT-UE. Nowe biuro rachunkowe może samo to zweryfikować nawet na odpowiednich stronach rządowych. Pełnomocnictwo to pozwala elektronicznie wysyłać wszelkie deklaracje JPK, VAT UE, VAT9M, co jest bardzo ważne, ponieważ wszelkie deklaracje do US wysyłamy tylko i wyłącznie elektronicznie. Co to oznacza? Dla przykładu: w trakcie miesiąca dokonujesz importu usług, w tej sytuacji obligatoryjnie należy być zarejestrowanym do VAT UE przed dokonaniem zakupy. Jeśli rejestracja następuję po terminie, to jest duże prawdopodobieństwo, że wysłany UPL-1 nie zostanie potwierdzony przez urząd skarbowy. A to z kolei oznacza, że samodzielnie należy złożyć odpowiednie deklaracje przez stronę e-urząd skarbowy.
- ZUS-PEL do ZUS – pełnomocnictwo to umożliwia elektroniczną wysyłkę dokumentów do ZUS oraz kontakt w Twoich sprawach z ZUS. Za pośrednictwem ZUS PUE można zadawać pytania, wysyłać wnioski, sprawdzić, czy i w jakim terminie Klient biura rachunkowego opłacił ZUS .W przypadku nieregularnych płatności księgowa ma wgląd do sposobu zaksięgowanych wpłat na koncie, co jest bardzo ważne dla prawidłowego naliczania podatków. Są to rzeczy, które bardzo ułatwiają pracę księgowym i kadrowym. A sam Klient bardzo często omija komunikację telefoniczną czy fizyczne wizyty w oddziale ZUS. Księgowy mając złożone upoważnienie do ZUS otrzymuje powiadomienia mailowe o odpowiedzi na zadane pytanie czy statusie wysłanych wniosków.
Powyższe pełnomocnictwa dziś są bardzo pomocne. Zarówno urzędy skarbowe jak i ZUS jako główny środek komunikacji wykorzystują dziś platformy elektroniczne. Jeśli nie czujesz się swobodnie a stronach ZUS e-puap i gov.pl znajdź biuro rachunkowe, które Ci pomoże. Wyślę instrukcję np. dokonania zmian w CEIDG, wypełnienie pełnomocnictw oraz ich wysyłki elektronicznie.
Na samym początku współpracy z nowym księgowym warto zadbać o stały kontakt. Pełne wsparcie księgowego to nieodzowna pomoc w przypadku zmiany biura rachunkowego.
Pamiętaj! Jeśli nadałeś pełnomocnictwo bezterminowo, a zmieniasz biuro, należy to pełnomocnictwo odwołać! Dopóki tego nie zrobisz, poprzedni księgowy nadal ma wgląd do Twojego konta w ZUS PUE.
Jak to wygląda w przypadku współpracy ze mną?
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą ma szereg obowiązków. Jednakże osoby, które dopiero założyły działalność gospodarczą mogą nie zdawać sobie sprawy, jakie znaczenie ma strategicznie zaplanowany start, jak istotne jest złożenie odpowiednich dokumentów w terminie do US czy ZUS.
Dlatego też na samym początku współpracy ze mną zachęcam do spotkania online lub stacjonarnie. Poznajmy się!
Gdy już Klient zdecyduję się na współpracę ze mną, otrzyma:
- draft umowy przed jej podpisaniem;
- checklistę dokumentów, które należy dostarczyć;
- instrukcję, jak dokonać wszelkich zmian w CEIDG;
- instrukcję wysłania pełnomocnictwa do ZUS, US;
- dostęp do programu do samodzielnego wystawiania dokumentów sprzedaży, bez konieczności wysyłania ich inną drogą;
- dostęp do panelu Klienta;
- system OCR, gdzie samodzielnie można wysyłać dokumenty kosztowe do biura;
- informację o wysokości podatków i składek ZUS mailowo;
- otwartą i stałą komunikację – zdaję sobie sprawę, że nie musisz wiedzieć kiedy i na jakie konto wpłacać np. podatki.
Rozwój technologiczny pozwala na współpracę Klienta z biurem rachunkowym online. ZUS PUE czy strona e-Urzędu Skarbowego to dla Ciebie ogromna niewiadoma? Bez obaw! Nadrobimy to w trakcie współpracy :).
Czy w biurze rachunkowym musi być kadrowa?
Teoretycznie tak 🙂 Ale praktycznie – tutaj już może to być trudniejsze zadanie. Przepisy księgowe i podatkowe są na tyle rozbudowane, skomplikowane, że połączenie ich z przepisami dotyczącymi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, prawa pracy czy dokumentacji kadrowej jest nie lada wyzwaniem.
Ilość szkoleń dla księgowych nie bez powodu jest ogromna. Dla osób pracujących w kadrach, rozliczających płace, zajmujących się dokumentacją pracowniczą ilość szkoleń jest równie duża.
Większe biura rachunkowe zatrudniają zarówno księgowych, jak i kadrowych. Jeśli obawiasz się, że mniejsze biuro rachunkowe nie posiada na etacie pracownika lub samodzielnie nie prowadzi kadr, to nie oznacza, że mniej wie. Biura takie podpisują umowy o współpracy z innymi kadrowymi, innymi biurami rachunkowymi, które są odpowiedzialne za część kadrowo-płacową Klienta firmy.
Podczas pierwszego spotkania poznaj więc nie tylko księgową, ale też kadrową.
Błędy przy zmianie biura rachunkowego.
Prowadząc JDG należy pamiętać, że określony termin w ZUS czy US jest obligatoryjny. Zmiana biura powinna być płynna i możliwie skrócona w czasie.
Błędy, jakie można napotkać podczas zmiany biura to:
- brak planu działania i harmonogramu zmiany – przygotuj się do zmiany, zminimalizuje to ewentualnego chaosu i opóźnień;
- nieznajomość warunków wypowiedzenia umowy z poprzednim biurem – skontaktuj się z obecnym biurem, by wszelkie formalności były dopełnione na czas;
- niekompletna dokumentacja – upewnij się, że masz listę wszelkich niezbędnych dokumentów i dowiedz się, czy są one aktualne;
- zbyt późne złożenie pełnomocnictwa w ZUS – nawet jeśli nie masz dokumentów fizycznie, księgowy może sam na podstawie dokumentów na ZUS PUE sprawdzić, z jakim kodem należy wysłać kolejną deklarację, czy są zaległości w składkach itp.;
- zbyt późne wysłanie pełnomocnictwa UPL-1 – jeśli osoba, której udzielasz pełnomocnictwa nie będzie mogła wysłać deklaracji – pamiętaj, że przez stronę e-Urząd Skarbowy należy to zrobić samodzielnie;
- podpisanie umowy na usługi księgowe przed jej podpisaniem – poświęć czas na jej przeczytanie, by się nie okazało, że oprócz ceny głównej będzie mnóstwo dodatkowych opłat, np. za wysyłkę JPK, VAT UE, DRA, nieterminowe dostarczenie dokumentów itp.;
- nieprzemyślany wybór biura rachunkowego – pomocna okaże się rozmowa wstępna, sprawdź opinie o biurze, poznaj systemy, z których będzie ono korzystać i upewnij się, że komunikacja jest przejrzysta i szybka.
Koszty zmiany biura rachunkowego
Dla niektórych największym kosztem zmiany biura rachunkowego jest koszt… emocjonalny. Strach przed poinformowaniem biura o swojej decyzji ,lista formalności, jakie należy dokonać przed zmianą… Każdą umowę na usługi księgowe mamy prawo rozwiązać, wypowiedzieć (nawet bez podawania przyczyny :)). Nie obawiaj się, masz do tego prawo, a więc z niego skorzystaj.
Porównaj ceny usług księgowych, spójrz dalej niż cena główna. Zorientuj się, jak wygląda cennik usług dodatkowych. Przekaż wszelkie informacje odnośnie działalności tak, by biuro mogło wycenić rozliczenia Twojej firmy.
Zwróć uwagę na “pułapkę najniższej ceny”. Najniższa cena może oznaczać ograniczony zakres usług lub brak nowoczesnych rozwiązań technologicznych, takich jak elektroniczny obieg dokumentów czy panel klienta. To, co początkowo wydaje się oszczędnością, może generować dodatkowe koszty i straty czasu w przyszłości.
Część biur oferuję zmianę biura rachunkowego bez dodatkowych opłat poprzez kontakt z poprzednim biurem rachunkowym czy przygotowanie pełnomocnictw i zgłoszeń do odpowiednich urzędów.
Skup się na wartości dodanej, a nie tylko na cenie. Niech zmiana biura rachunkowego przyniesie Ci korzyści finansowe oraz organizacyjne.
Ubezpieczenie OC
Obowiązkowo ubezpieczenie OC muszą posiadać biura rachunkowe, które zajmują się rozliczaniem ksiąg handlowych.
Biura rozliczające JDG i posiada aktualne ubezpieczenie OC daje dodatkowy spokój i ochronę przed ryzykiem finansowym związanym z błędami księgowymi
Księgowy odpowiada za terminowość rozliczeń i poprawność dokumentów finansowych. Nawet najlepiej zorganizowane biuro rachunkowe może popełnić błąd — a konsekwencje takiego błędu mogą wiązać się z wysokimi karami finansowymi nałożonymi przez Urząd Skarbowy lub ZUS. Ubezpieczenie OC gwarantuje, że w przypadku pomyłki koszty odszkodowania będą pokryte z polisy, a nie z kieszeni Klienta.
Zmiana biura rachunkowego to prawo każdego przedsiębiorcy. Świadome decyzje do klucz do sukcesu i spokoju!
Każdy początek nowego roku to pełna lista zmian podatkowych i księgowych. Zmiany w wysokości opłacanych składek może przyprawiać ból głowy. Dlatego jeśli planujesz samodzielnie rozliczać swoje dokumenty bądź bardzo czujny. Osoba, która decyduje się na rozwój kariery jako właściciel firmy może nie zdawać sobie sprawy z ilości obowiązków księgowych, które ją czekają.
Księgowy na co dzień zajmuje się wypełnianiem deklaracji, pilnowaniem, by dokumenty były kompletne. W jego codziennej pracy terminowość to podstawa. Takie daty jak 20. czy 25. dzień każdego miesiąca są wyraźnie podkreślone w kalendarzu ;).
Dlatego wybierz biuro, które wesprze Cię księgowo i organizacyjnie w rozliczeniach Twojej firmy.
Warto poświęcić chwilę czasu na wybór odpowiedniego biura rachunkowego. Sprawdź opinie, umów się na spotkanie, rozmowę telefoniczną przed ostatecznym wyborem (jeśli jest to duże biuro, warto poprosić o spotkanie z księgowym, który będzie odpowiedzialny z Twoje rachunki).
Zmienić biuro rachunkowe może w każdym miesiącu roku, masz prawo zamienić decyzję i złożyć wypowiedzenie umowy zawsze.
Mam nadzieję, że ten artykuł okaże się dla Ciebie pomocny, niezależnie od tego, czy zmieniać biuro rachunkowe, czy nawiązujesz swoją pierwszą umowę z księgowym :).
Zapraszam Cię do kolejnych artykułów. Staram się w sposób prosty tłumaczyć zawiłości księgowe.
